Hướng dẫn công cụ giảng dạy trực tuyến Zoom

Giao diện làm việc của Zoom

Giao diện làm việc chính của phần mềm Zoom được thể hiện với 2 nhóm chức năng chính.

Trên thanh menu ngang, có các chọn lựa:

Home: Màn hình chính.
Chat: Hiện cửa sổ, nhóm chức năng Trò chuyện.
Meetings: Hiện cửa sổ, nhóm chức năng Họp.
Contacts: Quản lý danh bạ.

Có 4 chức năng hỗ trợ trên màn hình Home.

New Meeting: Tạo phòng họp, lớp học trực tuyến mới (ngay lập tức).
Join: Truy cập vào phòng họp (lớp học) do người khác tạo ra.
Schedule: Lên lịch, tạo các buổi học/họp trực tuyến sẽ diễn ra (trong tương lai).
Share screen: Chia sẻ màn hình từ máy/thiết bị của mình cho người khác.

Các vai trò trong Zoom

Khi sử dụng Zoom cần chú ý các vai trò sau đây:

Host (Chủ trì): thường là người tạo ra buổi meeting (họp, học trực tuyến). Người có quyền điều khiển cao nhất trong toàn bộ hoạt động của buổi meeting. Trong buổi meeting, vai trò này có thể chuyển đổi sang một thành viên khác cùng tham gia.
- Host tạo buổi meeting mới bằng cách chọn chức năng New Meeting hoặc Schedule của Zoom, rồi gửi thông tin buổi họp cho những người tham gia.
Co-host (Đồng chủ trì): được host chỉ định giữ một vài nhiệm vụ điều khiển trong buổi meeting.
- Một buổi meeting có thể có nhiều co-host.
Participant (người tham gia): Những người còn lại, ngoài host và co-host, có mặt trong buổi meeting. Trong việc học trực tuyến, sinh viên thường ở vai trò này.
- Người tham gia có thể vào các buổi meeting bằng link do host cung cấp hoặc các thông tin Meeting ID (và password), và có thể không cần có tài khoản (hoặc đăng nhập vào Zoom).

Thông tin buổi meeting

Mỗi buổi meeting (hội họp, giảng dạy trực tuyến) được xác định bằng Meeting ID. Meeting ID được host tạo ra và cung cấp cho người tham gia.

Có thể nhận được Meeting ID trong các trường hợp:

Dùng ngay lập tức (New Meeting)
Sử dụng trong tương lai (Schedule)

Meeting ID bao gồm link truy cập hoặc con số gồm 9-10 chữ số (kèm password đi kèm).

Người tham gia có thể không cần tài khoản Zoom (chỉ cần cài ứng dụng, hoặc sử dụng Web) để tham meeting. Chỉ cần sử dụng thông tin buổi meeting do người chủ trì cung cấp và tham gia vào.

Vì vấn đề bảo mật và an toàn của buổi meeting, host phải luôn tạo password cho buổi meeting, và không được cung cấp thông tin meeting rộng rãi trên các kênh công cộng (mạng xã hội chẳng hạn,...).

Giao diện làm việc của Zoom

Giao diện làm việc chính của phần mềm Zoom được thể hiện với 2 nhóm chức năng chính.

Trên thanh menu ngang, có các chọn lựa:

Home: Màn hình chính.
Chat: Hiện cửa sổ, nhóm chức năng Trò chuyện.
Meetings: Hiện cửa sổ, nhóm chức năng Họp.
Contacts: Quản lý danh bạ.

Có 4 chức năng hỗ trợ trên màn hình Home.

New Meeting: Tạo phòng họp, lớp học trực tuyến mới (ngay lập tức).
Join: Truy cập vào phòng họp (lớp học) do người khác tạo ra.
Schedule: Lên lịch, tạo các buổi học/họp trực tuyến sẽ diễn ra (trong tương lai).
Share screen: Chia sẻ màn hình từ máy/thiết bị của mình cho người khác.

Các vai trò trong Zoom

Khi sử dụng Zoom cần chú ý các vai trò sau đây:

Host (Chủ trì): thường là người tạo ra buổi meeting (họp, học trực tuyến). Người có quyền điều khiển cao nhất trong toàn bộ hoạt động của buổi meeting. Trong buổi meeting, vai trò này có thể chuyển đổi sang một thành viên khác cùng tham gia.
- Host tạo buổi meeting mới bằng cách chọn chức năng New Meeting hoặc Schedule của Zoom, rồi gửi thông tin buổi họp cho những người tham gia.
Co-host (Đồng chủ trì): được host chỉ định giữ một vài nhiệm vụ điều khiển trong buổi meeting.
- Một buổi meeting có thể có nhiều co-host.
Participant (người tham gia): Những người còn lại, ngoài host và co-host, có mặt trong buổi meeting. Trong việc học trực tuyến, sinh viên thường ở vai trò này.
- Người tham gia có thể vào các buổi meeting bằng link do host cung cấp hoặc các thông tin Meeting ID (và password), và có thể không cần có tài khoản (hoặc đăng nhập vào Zoom).

Thông tin buổi meeting

Mỗi buổi meeting (hội họp, giảng dạy trực tuyến) được xác định bằng Meeting ID. Meeting ID được host tạo ra và cung cấp cho người tham gia.

Có thể nhận được Meeting ID trong các trường hợp:

Dùng ngay lập tức (New Meeting)
Sử dụng trong tương lai (Schedule)

Meeting ID bao gồm link truy cập hoặc con số gồm 9-10 chữ số (kèm password đi kèm).

Màn hình điều khiển của host

Màn hình gồm các phần:

Phần thông tin buổi meeting: Meeting Topic, Host Name (tên người chủ trì), Password (Mật khẩu để tham gia vào meeting), Invitation URL (liên kết nhanh để tham gia vào meeting).
Các chức năng nhanh: Join Audio (kết nối âm thanh), Share Screen (Chia sẻ màn hình), Invite Others (Mời thêm người tham gia)
Các chức năng điều khiển: nằm ở menu phía duới màn hình (mô tả ngay phía dưới).

Các chức năng điều khiển

Mute/Unmute: bật tất tiếng khi tham gia meeting, nhấn nút ^ để lựa chọn Loa và Micro sử dụng.
Start Video: bật tắt camera (nếu có camera), nhấn ^ để chọn thiết bị camera muốn dùng trong trường hợp máy gắn nhiều camera.
Security: chức năng mới bổ sung (được nói rõ ở phần sau).
Participants: quản lý người tham gia.
Share Screen: có thể chia sẻ toàn màn hình đang diễn ra, chia sẻ 1 cửa sổ ứng dụng cụ thể, chia sẻ Whiteboard, chia sẻ màn hình Iphone/Ipad,.. Chi tiết thêm ở phần Chức năng Chia sẻ màn hình.
Record: Ghi hình buổi meeting.
- Pause/Stop Recording: Tạm dừng hoặc Kết thúc ghi hình.
Breakout Rooms: Tách người tham gia vào những phòng riêng biệt để thảo luận. (Chức năng nâng cao, xem thêm tại đây).
More: Các chức năng còn lại (hỗ trợ livestream trên các nền tảng Facebook, Youtube).
End Meeting: kết thúc buổi meeting.

Chức năng Share Screen

Chức năng Share Screen giúp host/participant chia sẻ màn hình.

Chức năng này giúp người chủ trì hoặc người tham gia chia sẻ toàn màn hình đang diễn ra, chia sẻ 1 cửa sổ ứng dụng cụ thể, tương tác trên bảng trắng (whiteboard), chia sẻ màn hình iPhone/iPad, thậm chí camera thứ hai,..

Chia sẻ màn hình cơ bản

Ở tab đầu tiên (Basic), người tham gia có thể chia sẻ màn hình dạng:

Desktop: Toàn màn hình. Nếu có nhiều hơn 1 màn hình kết nối vào máy tính thì sẽ chọn Desktop 1, Desktop 2,..
Cửa sổ của các ứng dụng đang mở.
Whiteboard: Bảng trắng (có sẵn trong phần mềm), giúp viết, vẽ,..
iPhone/iPad via AirPlay: Màn hình iPhone/iPad kết nối thông qua giao thức không dây của AirPlay.
iPhone/iPad via Cable: Màn hình iPhone/iPad kết nối thông qua cáp (dây).

Lưu ý, nếu chia sẻ màn hình (file video, âm thanh,..) cần có âm thanh đến với người tham gia thì check thêm vào Share computer sound.

Chia sẻ màn hình nâng cao

Các chức năng chia sẻ màn hình nâng cao (tab Advanced) bao gồm:

Point of Screen: Một phần màn hình
Music of Computer Sound Only: Chỉ âm thanh từ máy tính.
Content from 2nd Camera: chia sẻ nội dung đầy đủ từ camera thứ hai. Khi đó, có thể có hai camera khác nhau tồn tại cùng một lúc.

Kinh nghiệm: việc Chia sẻ màn hình từ camera thứ hai (Content from 2nd Camera) giúp cho giảng viên có thể viết trực tiếp vào giấy, bảng đen,.. để người tham gia có thể xem được cùng lúc.

Lưu ý với người chủ trì (host)

Vì lý do bảo mật và an toàn cho buổi meeting, người chủ trì có thể cho phép và quyết định khi nào người tham gia được chia sẻ màn hình

Nhóm chức năng Security

Nhóm chức năng Security vừa được bổ sung trong phiên bản mới của Zoom giúp người host dễ dàng thiết lập, đảm bảo an toàn, bảo mật cho buổi meeting.

Chức năng cụ thể:

Lock Meeting: khóa buổi meeting tài một thời điểm. Sau đó, những người dù có thông tin buổi meeting (Invitation Link, hoặc Meeting ID và Password) đều không thể tham gia vào buổi meeting.
Enable Waiting Room: Triển khai phòng chờ (waiting room), những người tham gia trước khi vào meeting sẽ đợi tại đó. Khi nào host quyết định cho vào thì mới có thể tham gia vào meeting.
Allow particiapants to:
- Share Screen: Cho phép người tham gia chia sẻ màn hình. Nếu không check tại đây (không được chọn), người tham gia không thể chia sẻ màn hình.
- Chat: Cho phép trò chuyện bằng text trên cửa sổ chat.
- Rename Themselves: Người tham gia có thể tự đổi tên hiển thị.

Quản lý người tham gia

Ở vai trò chủ trì buổi meeting, host có toàn quyền điều khiển đối với người tham gia. Chọn nút bấm Participants để hiển thị cửa sổ Participants để hiển thị danh sách những người tham gia.

Đối với tất cả những người tham gia, host có thể:

Invite: Mời thêm người tham gia vào meeting.
Mute All: tắt âm thanh của tất cả những người tham gia. Đảm bảo không bị ồn ào cho buổi meeting.
Unmute All: bặt âm thanh (sử dụng được micro) của tất cả những người tham gia.

Đối với một người tham gia cụ thể, host có thể:

Mute: tắt âm thanh của người đó.
Chọn tiếp More để:
- Chat: trò chuyện cá nhân (riêng tư)
- Ask to Start Video: đề nghị người tham gia mở camera cho xem.
- Make Host: Chuyển quyền điều khiển, chủ trì meeting (host)
- Make Co-Host: chỉ định quyền đồng chủ trì.
- Allow Record: cho phép người tham gia có thể ghi lại nội dung meeting (dạng video).
- Rename: đổi tên người tham gia.
- Put in waiting room: đưa vào phòng chờ, không tham gia vào buổi meeting.
- Remove: loại người tham gia ra khỏi buổi meeting.

Host còn có thể thấy và biết được số lượng phản hồi dạng nonverbal feedback của người tham gia: nhấn chọn yes, no, go slower, go faster,...

Các thiết lập quan trọng

Lưu ý thực hiện các lựa chọn sau:

Disable join before host*: Sinh viên không thể tham gia vào lớp học trước khi giáo viên (host) bắt đầu buổi giảng dạy. Sinh viên sẽ thấy dòng thông báo như sau. “The meeting is waiting for the host to join.”
Require a meeting password*: Thiết lập mật khẩu cho buổi dạy trực tuyến để đảm bảo chỉ những sinh viên có mật khẩu mới có thể tham gia được. (Lưu ý: không nên sử dụng một mật khẩu nhiều lần hoặc công bố rộng rãi nhiều nơi).
Automatically generated meeting ID: Chọn chức năng Generate Automatically for “Meeting ID” nhằm tạo ra các mã ngẫu nhiên meeting ID cho các buổi dạy thay vì sử dụng mã cố định Personal Meeting ID (PMI). Việc này làm giảm khả năng những sinh viên hoặc người lạ biết thông tin buổi dạy truy cập vào.
Enable waiting room*: Phòng chờ cho phép host hoặc co-host kiểm tra và quyết định ai có thể tham gia vào lớp học được. Việc cho phép này có thể thực hiện trên từng người hoặc cùng một lúc tất cả. Trong một buổi dạy đông sinh viên, giảng viên có thể cấp quyền cho trợ giảng làm co-host để thực hiện việc rà soát này.

Cập nhật phiên bản mới

Hãy luôn đảm bảo cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm để đảm bảo sử dụng tính năng mới, đảm bảo an toàn khi sử dụng. Sử dụng chức năng Check for Updates trong phần Settings.

Các thiết lập quan trọng

Lưu ý thực hiện các lựa chọn sau:

Disable join before host*: Sinh viên không thể tham gia vào lớp học trước khi giáo viên (host) bắt đầu buổi giảng dạy. Sinh viên sẽ thấy dòng thông báo như sau. “The meeting is waiting for the host to join.”
Require a meeting password*: Thiết lập mật khẩu cho buổi dạy trực tuyến để đảm bảo chỉ những sinh viên có mật khẩu mới có thể tham gia được. (Lưu ý: không nên sử dụng một mật khẩu nhiều lần hoặc công bố rộng rãi nhiều nơi).
Automatically generated meeting ID: Chọn chức năng Generate Automatically for “Meeting ID” nhằm tạo ra các mã ngẫu nhiên meeting ID cho các buổi dạy thay vì sử dụng mã cố định Personal Meeting ID (PMI). Việc này làm giảm khả năng những sinh viên hoặc người lạ biết thông tin buổi dạy truy cập vào.
Enable waiting room*: Phòng chờ cho phép host hoặc co-host kiểm tra và quyết định ai có thể tham gia vào lớp học được. Việc cho phép này có thể thực hiện trên từng người hoặc cùng một lúc tất cả. Trong một buổi dạy đông sinh viên, giảng viên có thể cấp quyền cho trợ giảng làm co-host để thực hiện việc rà soát này.

Cập nhật phiên bản mới

Nguồn: Khoa Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên, ĐHQG-HCM