Thông báo: Về việc thay đổi phương thức tiếp sinh viên và thực hiện các thủ tục hành chính theo chức năng của Phòng Công tác Sinh viên

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN

 

Số: 239 /TB-KHTN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 04 tháng 10 năm 2021

 

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi phương thức tiếp sinh viên và thực hiện  các thủ tục hành chính theo chức năng của Phòng Công tác Sinh viên

 

Trong bối cảnh áp dụng các biện pháp phòng, chống dịch COVID-19 theo Chỉ thị 18/CT-UBND của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người học tương tác với Phòng Công tác Sinh viên và thực hiện thủ tục hành chính cấp các loại văn bản để bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của các cơ quan/đơn vị về xác nhận tình trạng học vụ của người học (gọi tắt là giấy xác nhận sinh viên), Nhà trường thông báo đến toàn thể người học một số phương thức như sau:

  1. VỀ CÔNG TÁC TIẾP SINH VIÊN

- Người học hạn chế việc liên hệ trực tiếp tại trường, mọi thắc mắc hoặc nội dung cần liên hệ với Phòng Công tác Sinh viên có thể thực hiện bằng cách sử dụng tài khoản email Sinh viên do Nhà trường cung cấp và gửi về email Địa chỉ email này đang được bảo vệ từ spam bots. Bạn cần bật JavaScript để xem nó.. Thời gian phản hồi email trong vòng 24 giờ.

- Trong trường hợp có việc gấp cần liên hệ trực tiếp, sinh viên liên hệ với số điện thoại 028.6288.4499 – số nội bộ 1500 để thông báo với chuyên viên Phòng Công tác Sinh viên và đặt lịch hẹn trước khi đến trường.

  1. VỀ CÔNG TÁC CẤP CÁC LOẠI GIẤY XÁC NHẬN SINH VIÊN:
  • Các loại giấy xác nhận sinh viên

Phòng Công tác Sinh viên tiếp tục triển khai việc cấp các loại giấy xác nhận sinh viên bao gồm: (1) Giấy chứng nhận sinh viên phục vụ theo nhu cầu người học (tạm hoãn nghĩa vụ quân sự, nộp học bổng, khai báo thuế, xin thực tập…), (2) Giấy giới thiệu liên hệ cơ quan/đơn vị theo nhu cầu cá nhân người học, (3) Giấy xác nhận để vay vốn ngân hàng chính sách theo mẫu quy định, (4) Giấy xác nhận ưu đãi giáo dục theo mẫu quy định.

- Các loại giấy trên được cấp theo 2 hình thức: (1) Gửi văn bản điện tử đến email sinh viên, (2) Gửi văn bản giấy qua đường bưu điện theo hình thức giao hàng thu tiền hộ (COD).

Lưu ý: Người học chỉ thực hiện việc đăng ký giấy xác nhận sinh viên và sử dụng trong trường hợp thật sự cần thiết với lý do cụ thể, tuyệt đối không cung cấp văn bản tùy ý cho các cá nhân/tổ chức không có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ nhằm bảo mật cho cá nhân người học.

  • Quy trình đăng ký:

- Bước 1: Cập nhật thông tin cá nhân trên tài khoản Portal

Người học cập nhật các thay đổi liên quan đến thông tin cá nhân trên tài khoản Portal của mình bao gồm các dữ liệu liên quan đến chứng minh nhân dân/căn cước công dân, địa chỉ hộ khẩu, nơi ở hiện tại, số điện thoại,...Lưu ý: Nhà trường sẽ cấp giấy xác nhận sinh viên dựa trên các dữ liệu cá nhân trên Portal.

- Bước 2: Thực hiện đăng ký cấp giấy xác nhận sinh viên

Người học thực hiện việc đăng ký cấp các loại giấy xác nhận sinh viên theo hình thức mong muốn tại đường dẫn: https://forms.office.com/r/W8tK8EAw4n từ ngày 05/10/2021.

Lưu ý: người học phải đăng nhập email sinh viên do Nhà trường cung cấp với tên miền dạng “[Mã số sinh viên]@student.hcmus.edu.vn”.

  • Phản hồi kết quả hồ sơ

- Đối với hình thức gửi văn bản điện tử đến email sinh viên: Trong vòng 48 giờ kể từ thời điểm người học đăng ký, Phòng Công tác Sinh viên sẽ gửi đến email mà người học đã dùng để đăng ký loại giấy xác nhận sinh viên theo yêu cầu.

Người học sử dụng bản mềm này để xuất trình với cơ quan/đơn vị thông qua thiết bị di động của cá nhân, gửi mail hoặc in ra (bản in trắng đen) tùy theo điều kiện thực tế để hoàn tất hồ sơ theo yêu cầu. Trên giấy xác nhận sinh viên có mã QR để tra cứu số giấy xác nhận với hệ thống của Nhà trường.

- Đối với hình thức gửi văn bản giấy qua đường bưu điện theo hình thức giao hàng thu tiền hộ (COD):

Nhà trường sẽ gửi giấy xác nhận sinh viên đến địa chỉ sinh viên đã đăng ký thông qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Sau khi gửi giấy xác nhận sinh viên, Nhà trường sẽ gửi email xác nhận mã vận chuyển qua email sinh viên.

Khi nhận được bưu phẩm, người học thanh toán chi phí đã được niêm yết cho đơn vị vận chuyển.

  • Tra cứu số giấy xác nhận sinh viên

Để tra cứu số và ngày cấp của các loại giấy xác nhận sinh viên đã được cấp bởi Nhà trường, các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có thể tra cứu nhanh tại địa chỉ: https://tinyurl.com/tracuuGCNSVKHTN./.

 

Nơi nhận:

-  Người học;

-  BGH (báo cáo);

-  Lưu: VT, CTSV.

TL. HIỆU TRƯỞNG

TRƯỞNG PHÒNG CÔNG TÁC SINH VIÊN

  

(đã ký)

  

Trần Vũ

QUẢN TRỊ ĐẠI HỌC

© Copyright VNUHCM-US 2017. Thiết kế bởi Phòng Thông tin - Truyền thông.